COMPLIANCE
Les exigences en matière de comportement conforme au droit des sociétés économiques n'ont jamais été aussi strictes. Dans une économie mondialisée, les enjeux légaux se font de plus en plus pressants. C'est la raison pour laquelle nous adaptons en permanence nos processus et systèmes au cadre juridique tant national qu'international. Soucieux de souligner tout particulièrement le rôle primordial de la conformité, nous l'avons ancrée comme principe d'entreprise. Le respect de nos codes d'éthique et des lois en vigueur est un volet indissociable de notre culture d'entreprise, dont la mise en œuvre comme la stricte observance sont également relayés et garantis par nos soins tout au long de la chaîne d'approvisionnement.
À travers notre Compliance Guide, nous instaurons des principes de comportement obligatoires pour l'ensemble de l'entreprise et nos partenaires commerciaux. Nous visons ainsi à garantir que les mêmes normes de qualité, ainsi que les normes environnementales et sociales, soient appliquées dans le monde entier.
Nous avons également mis en place une procédure de plainte visant à garantir le respect de nos normes de conformité et des exigences légales, tant dans nos propres activités que dans la chaîne d'approvisionnement.
Ce qui peut être signalé
Toute indication de violations éventuellement survenues ou susceptibles de survenir de notre Compliance Guide, de nos directives internes ainsi que des lois et règlements légaux en vigueur peut être signalée, telles que :
• Harcèlement ou discrimination à l'encontre de certaines personnes/de certains groupes
• Violations de la législation sur la santé et la sécurité au travail
• Violations des droits de l´homme
• Violation des règles de la protection de l’environnement
• Pots-de-vin et corruption
Qui peut faire un signalement
Toute personne au sein comme en dehors de notre organisation peut être lanceur/euse d'alerte. Sont protégé(e) s toutes les personnes signalantes qui, dans le cadre de leur activité professionnelle ou en amont d'une activité professionnelle, ont obtenu des informations concernant une violation et les ont communiquées à un service de signalement prévu à cet effet.
Les employés et autres personnes qui font un signalement ne doivent pas craindre de représailles ou d'autres conséquences négatives en ce qui concerne leur emploi. Chaque signalement est traité de manière confidentielle et discrète. Seuls les gestionnaires de cas mandatés ont accès aux données hautement sensibles des signalements et sont tenus au secret professionnel.
Canaux d’alerte
Nous proposons différentes options pour signaler d'éventuelles violations à notre Compliance Team. Tous les signalements sont traités de manière confidentielle et en toute discrétion. Seuls les responsables de dossiers mandatés ont accès aux données de signalement hautement sensibles.
Système d'alerte électronique
Avec le système d'alerte électronique « EQS Integrity Line », nous donnons aux lanceurs/lanceuses d'alerte la possibilité de transmettre des informations concernant des violations de la Compliance de manière protégée et sûre et d'entrer en contact avec le responsable du dossier. Les lanceurs/lanceuses d'alerte sont libres de révéler leur identité ou de rester anonymes. Le système est basé sur le web et accessible via le lien suivant :
Système d'alerte électronique
Lors de la soumission d'un signalement, il est demandé d'ouvrir une boîte aux lettres sécurisée. Immédiatement après l'envoi de l'incident, un numéro de dossier généré de manière aléatoire par le système est attribué. Ce numéro de dossier et un mot de passe prédéfini permettent à la personne ayant signalé l'incident d’accéder à tout moment à la boîte aux lettres, de façon simple et sécurisée, afin de répondre aux sollicitations ultérieures, de fournir des informations supplémentaires ou de consulter les renseignements relatifs au dossier. Sur demande, toute communication reste anonyme. Il n'est pas nécessaire d'indiquer son adresse électronique. Si le lanceur/la lanceuse d’alerte souhaite une rencontre en personne, celle-ci peut également être organisée via la boîte aux lettres sécurisée.
Par E-MAIL à
compliance@laessig-gmbh.de
Procédure après l´envoi d'un signalement
Nous accusons réception du signalement dans un délai de sept jours à compter de sa réception. La communication (éventuelles questions et les retours d´information par exemple) se poursuit alors par le biais du canal de signalement initialement choisi. La durée de traitement de chaque signalement dépend de l'ampleur et de la complexité de ce dernier et peut varier de quelques jours à plusieurs mois en fonction de ces critères. Le cas échéant, le responsable du dossier peut demander des précisions concernant les détails du signalement. Toute information peut se révéler précieuse afin de pouvoir donner suite au signalement de manière ciblée et rapide. Dans un délai de trois mois au plus tard, la personne ayant effectué un signalement est informée des mesures qui ont été prises en conséquence. Si, après un examen attentif du signalement, il est conclu qu'il n'y a pas suffisamment d'éléments pour étayer le soupçon d'une violation ou d'un risque, la personne signalante en sera également informée. Si une enquête est ouverte, tu seras informé(e) à intervalles appropriés de l'état d'avancement des investigations et recevras dans tous les cas, un message concernant l’issue de l'enquête.
